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La mejor manera de armar la lista de invitados

listasUn tema importante de resolver correctamente cuando se acerca la fecha de la Boda es la Lista de Invitados.

Muchas veces suele hacerse complicado ordenar de manera justa a nuestros invitados y nos veremos limitados por cuestiones como el espacio disponible, la capacidad de cada mesa, la cercanía o no con la mesa principal, etc.

Por eso es fundamental hacer las Listas correctamente y para ello quiero dejarles algunos consejos que menciono siempre a mis clientes y que me han demostrado que son la mejor manera de armar una Lista de Invitados perfecta.

1. Comenzar armando las mesas. Es bueno ir agrupando a los invitados de acuerdo a cómo estarán ubicados en cada mesa, para esto es ideal utilizar el Excel e ir formando los grupos. No olvidemos preguntar en el Salón la capacidad de las mesas, algunas tienen cómo máximo 8 personas, otras 10 y demás. Lo importante de este paso es que al ir agrupando los invitados por mesas, sabremos a ciencia cierta cuántas mesas vamos a utilizar, que es un dato fundamental para armar el salón. Esta lista la podremos llamar «Listado por Mesas».

2. Copiar y pegar todos los invitados anteriores en una nueva lista de Excel, pero esta vez utilizaremos la opción de ordenarla por orden alfabético (viene incluída en el Excel) para tener el Listado completo ordenado. Podemos llamarla «Listado por orden alfabético». Si ya sabemos que número de mesa corresponde a cada grupo de invitados podemos completar esta lista con el numerito de la mesa al lado del nombre de cada uno. Las listas ordenadas por orden alfabético son ideales para utilizar en la entrada del Salón, ya que nos permitirá ubicar rápidamente a cada persona e indicarle su correspondiente número de mesa.

3. Muchas veces la Lista ordenada por mesas (la primera) suele pegarse en un atril o cuadro en la recepción, con lo cual suelo recomendar hacerlas estéticamente bellas, imprimirlas en papeles de colores, o con fotos de los novios, o imágenes de diseño. Si no podemos darle un toque elegante existen muchas casas de diseño gráfico que pueden hacer maravillas con nuestra lista de invitados. Son pequeños detalles que marcan la diferencia.

Recuerden, siempre es importante hacer las listas de invitados de manera prolija y ordenadamente, nos puede ahorrar muchos dolores de cabeza.

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Distribución de mesas y Listas de invitados: dos puntos fundamentales para una fiesta exitosa

agenda

En el proceso de organizar una Fiesta de Casamiento nos vamos encontrado con diferentes situaciones que surgen a medida que se va acercando la fecha tan esperada. Y una de las situaciones que más trastornos suele generar a pocos días de realizar la celebración suele ser el armado de las mesas y listas de invitados y su distribución en el salón.

Este es un tema importantísimo a tener en cuenta, ya que sólo podremos armar la distribución de los invitados en cada una de las mesas una vez que tengamos la lista definitiva y confirmada de los mismos. Pero este momento suele llegar unos días antes de la Fiesta, con lo cual no solemos tener mucho tiempo para dedicarle y nuestro nervios van en aumento.

Para colmo de males, las listas de invitados suelen manejarlas los novios solamente (a no ser que contratemos un wedding planner para eso, pero es más costoso), con lo cual tendremos que encargarnos nosotros mismos de ganar tiempo y tener la distribución en las mesas lo antes posible. Para ello dejo una lista de Tips a tener en cuenta:

  • Pedir la confirmación de asistencia a los invitados es fundamental, hay que explicarles a nuestros invitados lo importante que es que confirmen con tiempo y si no lo hacen, llamarlos preguntando.
  • Tratar de tener las mesas divididas una semana antes, para ir sabiendo cómo armaremos cada grupo y si tenemos que hacer cambios a último momento no llegaremos tan justos de tiempo.
  • Pedir a la organización de nuestro evento que nos brinde un mapa o croquis de cómo irán distribuidas las mesas a lo largo del salón.
  • Ser prolijo con las listas, tener todo en computadora (el Excel es ideal para estos casos) y no andar con mil papeles que complican las cosas y pueden provocar equivocaciones.
  • No demorarse, tener cuanto antes las listas es fundamental para no llegar con un ataque de nervios a nuestra Fiesta de Casamiento!!